Productividad para escritores: el tablero Kanban

¿Sientes que pasa el tiempo y no avanzas en tu novela? ¿Te vuelves loco tratando de sacar adelante diferentes proyectos de escritura? Hoy te voy a hablar de cómo mejorar tu productividad como escritor con un método muy utilizado en las empresas, y vamos a ver cómo podemos aplicarlo a nuestros proyectos creativos: el tablero Kanban.

Un tablero Kanban es una herramienta de gestión de proyectos muy sencilla y visual con la que podemos optimizar y organizar nuestro trabajo para aumentar nuestro rendimiento.

¿En qué consiste el método Kanban?

El método Kanban se basa en la filosofía de que, para abarcar grandes proyectos, lo más eficiente es dividirlos en pequeños pasos. Quizá esto te suene también porque es la misma propuesta que encontramos en el camino de Kaizen: para hacer un largo camino hay que empezar con un pequeño paso. O lo que es lo mismo: hacer el mínimo esfuerzo para lograr (poco a poco) el máximo resultado. 

Puede que escribir una novela de 60.000 palabras te suponga un gran esfuerzo. Sin embargo, escribir todos los días 1.000 palabras ya no nos lo parece tanto. Y si consiguieras escribir 1.000 palabras al día, en dos meses habrás terminado la novela de 60.000 palabras que al principio te parecía casi imposible de escribir.

En definitiva, lo que podemos aprender de estas filosofías y métodos es a plantearnos nuestros objetivos como pequeños proyectos y tareas que hay que ir llevando a cabo día a día para completar dichos objetivos. Puede que la meta que te hayas propuesto te parezca inabarcable, pero al reducir la tarea a la mínima expresión que aporte valor al proyecto (producto mínimo viable) consigues hacerla posible de conseguir.

productividad para escritores

Establece tu objetivo y concreta tu proyecto

El éxito de este sencillo sistema reside en lo bien que podamos identificar nuestros objetivos y desglosarlos en procesos, y, a su vez, concretar las tareas pendientes para completar los proyectos.

Por ejemplo, te has propuesto escribir por fin tu novela. De este año no pasa.

Este objetivo, así tal cual planteado, es un poco impreciso. Como cuando llega el nuevo año y nos hacemos una lista con una serie de vagos propósitos (adelgazar, ponerse en forma, leer más, aprender un idioma, escribir una novela…) que vamos arrastrando año tras año sin verles hacerse realidad. Eso no es lo que pretendemos esta vez: ahora tú tienes más que un propósito, tienes el firme objetivo de escribir tu novela antes de que acabe el año. Vamos a replantear, entonces, tu objetivo.

Debemos ser lo más concretos posibles con nuestro objetivo a lograr: ¿qué significa que vamos a escribir una novela? Las novelas se componen de palabras; ¿cuántas palabras debemos escribir para dar por alcanzado nuestro objetivo de escribir una novela? 

Dependiendo del género, el tipo de público y de historia que queramos contar, nuestra novela se puede componer de un intervalo entre 50.000 hasta 200.000 palabras (o más). Pongamos que, para esta novela, tienes prevista una extensión de 90.000 palabras.

Así, fijando la extensión de tu novela, has concretado tu proyecto: vas a escribir una novela de 90.000 palabras. Ahora establece una duración para llevar a cabo tu proyecto: ¿De cuánto tiempo dispones? Si quieres finalizar tu novela antes de que acabe el año dispones de tres meses. Tres meses para escribir 90.000 palabras.

Fija las tareas para cada proyecto

Ya has fijado tu proyecto para lograr el objetivo inicial. Así visto, todavía a muchos les parecerá una ardua tarea, e incluso puede que ya se nos estén ocurriendo mil maneras de procrastinar o que, directamente, pensemos en tirar la toalla.

La idea del Kanban es coger ese proyecto grande (y que tanta pereza te da) y partirlo en pequeños trozos mucho más manejables. Para ello tienes que tener claro cuáles son las tareas que necesitas realizar para completar el proyecto. Por ejemplo, podemos dividir el número total de palabras del proyecto (90.000) entre las semanas de trabajo disponibles (12 semanas), y nos daría un resultado de 7.500 palabras que debemos escribir a la semana si queremos completar nuestro proyecto a tiempo. Siguen siendo bastantes palabras, pero ya es una cifra mucho más manejable. Si, de nuevo, la dividiéramos por los 7 días de la semana, tendríamos que escribir 1.000 y pocas palabras al día para estar más cerca de nuestro objetivo. 

Así, tu tarea para cada día es escribir al menos 1.000 palabras para conseguir el objetivo propuesto. Mucho más fácil, ¿verdad?

Las tareas no tienen por qué consistir solo en el número de palabras que tienes que escribir para tus novelas. Considera incluir todas aquellas tareas, por muy pequeñas que sean, que debes hacer para avanzar en tu escritura y en tu oficio como escritor. Por ejemplo, una tarea puede ser documentarse sobre ciertos aspectos de la trama, realizar las fichas de personajes, buscar ilustraciones, presentar las obras que ya tienes escritas a concursos… Todas estas pequeñas cosas te quitan tiempo y suponen un trabajo que tienes que tener también en cuenta. 

tablero kanban

El tablero Kanban para coordinar varios proyectos de escritura

Una vez hemos establecido nuestros proyectos y tareas es el momento de pasarlos al tablero Kanban.

El tablero Kanban es la herramienta visual que te ayuda a priorizar, controlar el flujo de trabajo  y concentrarte en las tareas que has elegido como prioritarias, evitando la dispersión. Aunque es una herramienta pensada para coordinar equipos, lo cierto es que a los que tenemos trabajos solitarios y creativos pueden ayudarnos también a centrar nuestra atención y conseguir acabar los proyectos que nos hemos propuesto.

Los materiales que vamos a necesitar dependen de si quieres un tablero físico o virtual. En el primer caso nos servirá cualquier pizarra o incluso una superficie lisa (una pared, un cristal, un espejo de nuestro lugar de trabajo que esté a la vista). Si, por el contrario, prefieres un tablero virtual puedes utilizar para confeccionarlo programas como excel o utilizar servicios en línea gratuitos como Trello.

Una vez fijado nuestro tablero vamos a dividirlo en columnas: la cantidad de columnas puede variar según tus necesidades, pero básicamente son tres:

  1. Pendientes
  2. En proceso
  3. Finalizados

Si quieres podemos añadir una cuarta columna, la de proyectos en espera: serían las tareas o proyectos no prioritarios para ese periodo de tiempo, pero que estaría bien tener en cuenta por si se finalizan todas las tareas prioritarias. También es una buena forma de ir añadiendo las tareas que se nos han ido ocurriendo sin sobrecargar la columna de pendientes.

Ahora a cada uno de nuestros proyectos  (si tenemos varios) lo vamos a diferenciar asignándole un color. De esta forma, todas las tareas asociadas a ese proyecto estarán de ese color y podrás visualizarlo fácilmente.

tablero kanban

Escribiremos cada tarea en una tarjeta (física o virtual) y las colocaremos en la columna de «pendientes».

Cada día (o cada semana) escogeremos de 1 a 3 tareas prioritarias de la columna de «pendientes» y las trasladaremos a la columna de «en proceso». Esas son las tareas en las que te tienes que concentrar para sacarlas adelante. Olvídate del resto, no te agobies ni pienses en ellas. Dedícate a finalizar las tareas de tu columna central. Esa es tu misión.

columnas kanban

Una vez finalizada una tarea la moveremos a la última columna: «finalizados». Cogeremos una nueva tarea de la columna de «pendientes» y la moveremos a «en proceso» para centrarnos ahora en ella.

Y así hasta que acabemos con todas las tareas de nuestra columna de «pendientes», lo que debería significar que hemos completado nuestro proyecto. ¡Enhorabuena!

Algunos consejos sobre el Kanban para escritores

Lo primero de todo: quizá esta herramienta te ha parecido una chorrada por lo extremadamente sencilla que es. Y sí que es sencilla: en eso reside su encanto y su efectividad. Si eres un escritor que lucha contra la procrastinación te animo a probarla durante un tiempo y a valorar sus resultados

Decide bien el plazo de tiempo que te vas a  fijar para tus proyectos (un mes, tres meses, seis meses…), por que es fundamental para toda la planificación. No te aconsejo que sea mayor de seis meses: la herramienta pierde efectividad en plazos tan amplios.

Aunque el tablero Kanban es ideal para llevar varios proyectos a la vez, no te aconsejo que lleves más de tres de forma simultánea, al menos para empezar, o comenzarás a dispersarte.

realista. Si no estás seguro de que puedes escribir una novela de 200.000 palabras en dos meses, no lo plantees.   Comienza por proyectos más asequibles o amplía tus plazos. Mantener unas expectativas realistas nos motiva a terminar lo que hemos empezado.

El éxito del método se basa en gran parte en saber desglosar en tareas todos los pasos necesarios para completar los proyectos. Para ello es importante identificar los tipos de trabajos que debes realizar: documentación, planificación, escritura, revisión, corrección, promoción, envío a editoriales o concursos…

Lo ideal es que ordenes las tarjetas dentro de cada columna también por prioridad, para así agilizar la decisión de qué tarea acometer primero.

Procura mantener la columna de «en proceso» con pocas tareas. Es mejor enfocarse en una o dos tareas y, una vez terminadas, ir añadiendo poco a poco. La saturación de tareas en proceso te puede llevar a frustrarte y abandonar. 

Utiliza el tablero como diagnóstico: ¿hay alguna columna muy sobrecargada? ¿Quizá te estás poniendo más proyectos de los que realmente puedes abarcar? ¿Hay alguna tarea que lleva en la columna de «en proceso» demasiado tiempo? Hacer un seguimiento final nos servirá para identificar aquellas tareas que nos llevan más tiempo, nos cuestan más o en las que debemos mejorar algún aspecto. 

No vacíes la columna de «finalizados» hasta que acabes el proyecto o hasta que acabe el plazo que te has propuesto para la nueva revisión del tablero. Aunque ya son tareas de las que nos podemos olvidar, nos sirven como recordatorio de todo lo que hemos conseguido.

Si todavía tienes dudas, o quieres ver un ejemplo más visual de cómo utilizar el tablero Kanban para coordinar varios de tus proyectos de escritura, te animo a ver este pequeño tutorial en vídeo que te he preparado:

Cuéntame en los comentarios qué te ha parecido el sistema y si ya lo conocías de antes. ¿Lo has probado alguna vez? ¿Te animas a probarlo?

¡Gracias por leer!

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